Seloste käsittelytoimista

23.5.2018

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 30 artiklan mukainen seloste henkilötietojen käsittelytoimista Sukuseura Lesonen ry:ssä.

Rekisterinpitäjä

Sukuseura Lesonen ry, kotipaikka Oulu
Rekisterinpitäjän edustaja seuran puheenjohtaja Sari Karjalainen (ent. Heimonen) sari.heimonen@gmail.com

Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän vapaaehtoistyössä olevat henkilötietojen käsittelijat:

Jäsenrekisteri: Reino Lesonen, reino.lesonen@gmail.com
Seuran sukutietokanta: Sari Karjalainen (ent. Heimonen), sari.heimonen@gmail.com

Tietojärjestelmien ja palvelujen toimittajat

Jäsenrekisterin ohjelmisto, jossa digitaalinen postitusohjelma: Selkotieto Oy
Sukutietokanta Sukujutut ohjelma: Atk-Palvelu Luhtasaari Oy
Kirjanpito: Head Balance Oy
Websivut: Suomen Hosting Palvelu Oy

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet sekä rekisteröityjen ryhmät

Sukuseura Lesonen ry käsittelee henkilötietoja seuraavissa tarkoituksissa

Jäsenrekisteri

Käsittelyn tarkoitus: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi ( myös mm. jäsentiedotteiden lähettäminen)
Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1c)
Rekisteröidyt: Sukuseura Lesonen ry:n jäsenet

Sukututkimusrekisteri Sukujutut ohjelmassa

Sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan kuuluva suku- ja henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen sukututkimusrekisteriin.

Oikeusperuste: Yhdistyslain 11 §:n mukaisen velvoitteen täyttäminen ja jäsenetujen hallinnointi (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1e ja tietosuojalain 4 § kohta 3)

Pääosin sukututkimusrekisteristä koostuvan sukukirjan julkaiseminen.

Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artikla kohta 1f).
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu: Sananvapauden käyttäminen

Rekisteröidyn ei ole pakko antaa rekisterinpitäjälle tämän pyytämiä tietoja eikä antamatta jättämisestä ole hänelle seurauksia. Yhdistyslain 11 §:ssä säädettyjen henkilötietojen antaminen jäsenrekisteriin on sukuseuran jäsenyyden edellytys.

Sosiaalinen media

Käsittelyn tarkoitukset: Joukkoviestintä suvun jäsenille Facebook ryhmässä Lesonen, Lezhev, Lesojev suku
Oikeusperuste: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen artikla 6 kohta 1f)
Oikeutettu etu: Sananvapauden käyttäminen
Rekisteröidyt: Suvun jäsenet, jotka käyttävät sosiaalista mediaa

Kirjanpito

Head Balance Oy siirtää tiedot tilitapahtumista kirjanpitoo ilman henkilötietoja

Verkkosivu

www.lesonen.fi verkkosivulla ei käsitellä henkilötietoja. Seura ei kerää tietojärjestelmäänsä verkkosivuston selaamisesta
kertyviä tunnistetietoja (evästeitä), eikä käsittele palvelimelle kertyviä verkkosivuston käyttäjien IP-osoitteita.

Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden säilytysaika

Sukuseura Lesonen ry käsittelee seuraavia henkilötietoja toiminnassaan

Jäsenrekisteri

Käsiteltävät henkilötiedot: Rekisteröidyn nimi ja yhteystiedot, ulkomaalaisen osalta myös kansalaisuus, sekä jäsenmaksun maksutiedot. Tunnistetiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään ja maksutiedot on tallennettu maksutapahtuman yhteydessä
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään seuran tietojärjestelmässä niin kauan kuin henkilö on Sukuseura Lesonen ry:n jäsen ja poistetaan viivytyksettä sen jälkeen, kun rekisteröidyn ero on astunut voimaan tai hänet on katsottu eronneeksi, jonka jälkeen henkilötiedot hävitetään. Kirjanpitoon siirrettyjä jäsenmaksun maksutietoja säilytetään kirjanpitolain 2 luvun 10 §:n mukaisesti, jonka säätämän ajan kuluttua ne hävitetään

Sukututkimusrekisteri

Käsiteltävät henkilötiedot: Rekisteröidyn nimi, syntymäaika ja muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot sekä suostumus- ja kieltotiedot. Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai rekisteröidyn saatettua ne julkisiksi. Tiedot on kerätty arkistoaineistoista, painetuista lähteistä, sekä seuran jäseneltä itseltään.
Säilytysaika: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sukututkimusrekisterin ylläpito kuuluu sukuseuran sääntömääräiseen toimintaan. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään arkistoviranomaiselle arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.

Sosiaalinen media

Käsiteltävät henkilötiedot: Sosiaalisen median käyttäjien palveluntarjoajille antamat tunnistetiedot sekä heidän julkaisemaansa sisältöön mahdollisesti sisältyvät henkilötiedot. Käyttäjät antavat itse tunnistetietonsa palveluntarjoajille palvelun käyttäjäksi rekisteröityessään. Sukuseura Lesonen ry ei käsittele sosiaalisen median sisällöissä henkilötietoja ja on ohjeistanut myös käyttäjiä toimimaan samoin
Säilytysaika: Sisällöt säilytetään sosiaalisen median palveluissa niin kauan kuin se ko. tarkoitukseen on tarpeellista, jonka jälkeen ne hävitetään

Verkkosivusto www.lesonen.fi

Käsiteltävät henkilötiedot: Sukuseura Lesonen ry ei kerää tietojärjestelmäänsä verkkosivuston selaamisesta kertyviä tunnistetietoja (evästeitä). Seura ei käsittele palvelimelle kertyviä verkkosivuston käyttäjien IP-osoitteita.

Henkilötietojen vastaanottajat

Jäsenrekisteri

Rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään sukuseuran viestintätarkoituksissa

Sukututkimusrekisteri

Henkilötietoja siirretään sukututkimusrekisteristä sukukirjan käsikirjoituksen pohja-aineistoksi.

Sukuseura Lesonen ry ei luovuta elossa olevien henkilötietoja sukuseuran ulkopuolelle eikä siirrä niitä kolmanteen maahan.

Käsittelyn turvatoimet

Tietojen eheyden ja saatavuuden takaamiseksi ja laittoman käytön estämiseksi Sukuseura Lesonen ry käyttää luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajia, jotka huolehtivat henkilötietojen asianmukaisesta teknisestä suojaukset.

Sukuseura Lesonen ry on velvoittanut henkilötietojen käsittelijät sekä ohjelmistojen ja palvelinpalvelujen toimittajat tiedottamaan viivytyksettä tietoonsa tulleista tietoturvaloukkauksista rekisterinpitäjälle niiden dokumentoimiseksi. Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin toteutumisen.

Henkilötietojen jatkokäsittely

Rekisterinpitäjä ei aio käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihin ne on kerätty.

Rekisteröidyn oikeudet

1. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista.
2. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva virheellinen henkilötieto oikaistua.
3. Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskeva henkilötieto poistetuksi rekisteristä ja kieltää henkilötietojensa käsittely.
4. Rekisteröidyllä on oikeus saada itse antamansa henkilötiedot siirretyksi toiseen järjestelmään silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen.
5. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelylle.
6. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuoja-asetuksen tai muun lainsäädännön vastaisesta henkilötietojensa käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon.